Du kan kender det helt sikkert, når du ankommer til en konference eller et større møde, og du ikke helt lige ved, hvor du skal gå hen, og hvornår de ting, hvor du skal være til stede, starter og slutter. Det kan hurtigt blive uoverskueligt at bevæge sig rundt til en stor konference og spørge rundt omkring, og der er nogen, der har det helt store og forkromede overblik, der kan hjælpe dig på vej og gøre dig klogere på, hvordan du skal planlægge din tid til konferencen. Det er netop her, at infoskærmene kommer ind i billedet. Er der en infoskærm, når man træder ind i lokalet eller bygningen, hvor konferencen bliver afholdt, så bliver alting meget nemmere, at du kan lynhurtigt danne dig et godt overblik over, hvad konferencen byder på og hvornår de forskellige vigtige ting for dig sker.
Ligesom i lufthavnen, hvor infoskærme er meget afgørende for, at folk når deres flyver til det rigtige tidspunkt, så er infoskærme meget vigtige at have, når der skal afholdes store møder og konferencer, så alle deltagere har mulighed for at komme med til de ting, som de på forhånd vidste, at de skulle være til stede ved, eller opsøge muligheder, som de slet ikke vidste eksisterede hjemmefra.
Infoskærme er både til gavn for deltagere og arrangører
Man kunne hurtigt komme til at tro, at man udelukkende opsætter store infoskærmer med informationer og oversigter over, hvad der skal ske til konferencen, til deltagerne og gæsterne ved konferencen. Deltagerne skal hurtigt og nemt kunne danne sig et overblik over, hvor de skal gå hen og hvornår. Det er også helt rigtigt, men infoskærme er i mindst lige så høj grad til stor fordel for arrangørerne af konferencen, da de vil kunne trække flere deltagere hen til de forskellige møder og arrangementer. Flere folk vil altså blive opmærksom på de forskellige aktiviteter, der udspiller sig til konferencen, og derved vil flere deltagere være til stede til de forskellige arrangementer. Det giver et langt større publikum og en bedre succes for aktiviteterne.
Derudover kan infoskærme være med til at forberede deltagerne på, hvad der skal ske til aktiviteterne og møderne, så de møder bedre forberedt op og dermed både for mere ud af selve mødet, men i særdeleshed også kan bidrage mere til aktiviteten, fordi de netop er langt bedre forberedt, hvilket giver et bedre udbytte for alle tilstedeværende i lokalet.
Informationer er vigtige til konferencer
Det kan måske til især mindre konferencer og møder virke banalt og måske spild af ressourcer at opsætte deciderede infoskærme med basale informationer om klokkeslæt og steder, hvor de forskellige ting finder sted. Måske tænker du som arrangør, at alle deltagerne kender de vigtigste detaljer om konferencen på forhånd, og at det derfor ikke er nødvendigt. Selvom det er en lille konference med få vigtigste begivenheder, så kan det stadig være en fordel at have infoskærme, der videreformidler de mest basale detaljer og informationer, så alle ved, hvad der skal ske og hvor henne.